エクセルで作成した会議議事録や打ち合わせ議事録のさまざまなフォーマットがあります。また、会議自体の記録管理簿もあります。 会議議事録―Word版[7 件] ワードで作成した会議議事録や打ち合わせ議事録のさまざまなフォーマットがあります。 gene320さんは、はてなブログを使っています。あなたもはてなブログをはじめてみませんか？ 議事録を効率的に作るために効果的なのが、フォーマット（テンプレート）を使うことです。なぜならしかしウェブ上には数多くのフォーマットが存在しており、どれを使えばいいのか迷ってしまうことも少なくありません。そこで私がこれまで上場企業の定例会や外資コンサルと共同して進めたプロジェクトの経験をもとに、議事録のテンプレートを準備しました。ワードやエクセルファイルとしてダウンロードできるようにしてあります。ぜひご活用ください。この記事では、エクセルやワードに関する議事録テンプレートはダウンロードできるようにしています。ダウンロードできる議事録は以下の2種類あり、どちらも同じ項目で構成されています。そのためどちらを使っても、大差ありません。使いやすい方を選択して活用ください。この記事でダウンロードできるエクセル議事録は以下です。この記事でダウンロードできるワード議事録は以下です。以下のフォームからサンプルをダウンロードできます。なお登録したメールアドレスに、エクセルとワードの両方のテンプレートが配信されます。それでは以下で、ダウンロードできるテンプレートの使い方を事例を使って説明していきます。議事録をダウンロードできるようにしましたが、ダウンロードするだけでは上手に使いこなすことはできません。そこで、この記事でダウンロードできる議事録フォーマットの記載について事例を交えて解説します。以下の項目について詳しくお伝えしていきます。なおワードのテンプレートの場合で解説を行います。ただエクセルとワードの議事録は同じ項目で作成しているので、ワードの説明はそのままエクセルの議事録にも使えます。会議がいつどこで行われて、誰が出席し何が議論されたのかを記載します。以下で各項目について説明していきます。会議の名称を書きます。正式名称を入れるようにします。例えば、「○○プロジェクト2018年度1月定例会」と記載します。会議を実施した場所を書きます。例えば、「○○社△△オフィスXX会議室」という書き方をします。開催日時を記載します。例えば、「2018/1/20 13:00～15:00」と記載します。議題を記載します。以下のように記載します。ここでは3つですが、必要に応じて数を増やします。会議に出席した人の名前を記載します。誰が出席したのが分かることが目的なので、同じ苗字の人がいれば、氏名まで記載します。使用した会議の資料名を記載しておきます。使用した資料は、議事録と同じフォルダで管理しておくとトレースしやすいです。会議の要約とは、「何が決まったのか」と「今後、何をするのか」を明記することです。特に情報共有の場合、この部分を見れば分かるというくらい要約して記載するのがコツです。以下で事例を使って各項目を説明していきます。決定事項では、会議で決定したことを記載します。ここでは以下の2つを事例として記載しています。これくらいシンプルに記載すると分かりやすいです。アクションプランは誰が何をいつまでにするのかを明記します。ここでは、以下の3つを事例として記載しています。テンプレートではあらかじめ「内容」、「担当」、「期限」の3つに分けているので、全部埋めるように書きます。ただ会議でアクションプランについて述べているにも関わらず「担当」「期限」が明確に発言されない場合があります。そのときは会議中に質問し、明確にするようにします。議事とは、「何がどのように議論されたのか」を記載する部分です。議事を書くときのコツは以下の2つです。わざわざ重複した内容を議事録に載せる必要はありません。この質疑応答を文書化するのが、議事録の狙いです。このとき、すべての質疑応答を記載する必要はありません。重要な部分を要約しまとめるのがコツです。以下の事例を見ると、まとめ方の参考になるはずです。基本的には議事録フォーマットに従って書いていけば、抜け漏れなく議事録を作成できます。ここでは議題1のみを記載していますが、議題の数だけ同様に議事を作成していきます。書き方の注意点が3つあります。それは以下です。以下で詳しく説明します。各議事で使用した資料を記載しておくと、議事の完成度が増します。なぜなら、そのとき議論に使った資料名を記載しておくと、議事録を読んだ人がどの資料を確認すればいいか把握することが可能になります。議事録の作成目的の一つに誰が発言したかを記録として残しておくことがあります。「～～～～（発言者）」と記載しておくのがコツです。決定事項やアクションプランと連動させて書いておくのが大切です。なぜなら、これによって、議事録の見やすさがグッと上がります。議事録は誰が作成し承認したかを記載しておきます。議事録は責任者の承認をもらった後で関連者に配信します。このとき3つの注意事項があります。ぜひ覚えておいてください。以下で詳しく解説します。メールの件名で内容が分かるようにすることが重要です。理由は2つあります。1つ目は、2つ目は、2つ目の理由は見落としがちですが、頭の片隅で覚えておくと役立ちます。例えば、多くの人が検索する可能性がある単語を入れておくのがコツです。実際、私は「会議名+議事録」を件名にするようにしています。このように、メールの件名で内容が分かるようにするのが議事録配信の注意点の1つです。メール本文は簡潔に記載します。その理由は、議事録配信メールを使いまわすためです。議事録配信用メールは、クライアントや社内重役に配信することがあります。そのため、例えば、メール本文に日時や会議場所まで記載する人がいます。メールの場合、文章を書けば書くほど誤記が増えます。しかし、詳細は添付した議事録に記載してあるので、わざわざ内容をメールに記載する必要はありません。したがって、できるだけ簡潔にしてミスがないメール文を使いまわすのが賢いやり方です。実際、私は議事録用のメールは本文を修正しないでいいようにムダな文は抜いていました。このように、メール本文は簡潔に記載するのをお勧めします。PDFで配信することが大切です。なぜなら、ワードやエクセルで送ると簡単に修正できるからです。しかしPDFで配信すれば、そうすることで、議事録が記録として問題ないことを保証できます。ここまで事例をもとに議事録の具体的な書き方についてお伝えしてきました。しかし、さらに効率的に議事録を作成したり精度を上げたりするためのポイントがあります。以下の記事で詳しく取り扱っていますので、ぜひ合わせて読んでみてください。この記事では議事録の事例を紹介しましたが、議事録作成の目的は情報共有をスムーズに進めることにあります。そのため議事録作成以外でも仕事のスキルを磨いておくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。もし、仕事を速く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。
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